Διαχείριση απαιτήσεων: από την καθυστέρηση στην προτεραιότητα

Τι σημαίνει στην καθημερινότητα

Για μια επιχείρηση B2B, η εικόνα περιλαμβάνει τις ανοιχτές απαιτήσεις, τις ημερομηνίες λήξης, τις ληξιπρόθεσμες απαιτήσεις, τις συμφωνημένες ημερομηνίες πληρωμής και ό,τι έχει ήδη καταγραφεί σε προηγούμενη επικοινωνία. Στόχος είναι να ξέρεις πού χρειάζεται έλεγχος και ποιο είναι το επόμενο συγκεκριμένο βήμα.

Μια απλή επιχειρηματική κατάσταση

Έστω ότι τρεις πελάτες έχουν ανοιχτά ποσά:

• Πελάτης Α: 12.000€ σε καθυστέρηση 45 ημερών.
• Πελάτης Β: 28.000€ που λήγουν σε 10 ημέρες.
• Πελάτης Γ: 4.000€ σε καθυστέρηση 75 ημερών, με πρόσφατη καταγεγραμμένη υπόσχεση πληρωμής.

Η ηλικία από μόνη της δεν αρκεί. Το ποσό, η συγκέντρωση της έκθεσης και το τι έχει ήδη γίνει βοηθούν να αποφασίσεις ποια επικοινωνία θα εξετάσεις πρώτη.

Τι να κοιτάξεις πριν από μια επικοινωνία

Ξεκίνα από τέσσερις ερωτήσεις:

1. Ποιο ποσό είναι πραγματικά ανοιχτό και από ποια στοιχεία προκύπτει;
2. Πόσες ημέρες έχει καθυστερήσει και ποια άλλα ποσά συγκεντρώνονται στον ίδιο πελάτη;
3. Έχει καταγραφεί προηγούμενη ενέργεια ή συγκεκριμένη ημερομηνία επανελέγχου;
4. Ποιο μέρος της εικόνας είναι επιβεβαιωμένο και ποιο παραμένει άγνωστο;

Αυτό είναι ageing με επιχειρηματικό πλαίσιο: όχι μόνο πόσο παλιά είναι μια απαίτηση, αλλά τι σημαίνει τώρα για τις εισπράξεις και τη σχέση με τον πελάτη.

Το συνηθισμένο λάθος

Συχνά αντιμετωπίζονται όλες οι ληξιπρόθεσμες απαιτήσεις σαν να έχουν την ίδια προτεραιότητα ή σαν να αρκεί ένα γενικό email. Έτσι χάνεται η συγκέντρωση απαιτήσεων, η προηγούμενη επικοινωνία και η πραγματική διαθεσιμότητα των στοιχείων. Η προτεραιοποίηση χρειάζεται ανθρώπινο έλεγχο.

Πού ταιριάζει το Financial Operator

Το Financial Operator οργανώνει τα διαθέσιμα δεδομένα απαιτήσεων και μπορεί να δείξει ποιος πελάτης χρειάζεται προσοχή, γιατί τώρα και ποιο είναι το επόμενο ανθρώπινο βήμα, όταν τα στοιχεία επαρκούν. Συνδέει τη διαχείριση απαιτήσεων με την εικόνα ρευστότητας και τη λειτουργία Credit / Receivables. Ο άνθρωπος εξετάζει την ένδειξη, επικοινωνεί και καταγράφει τι συνέβη.

Τα όρια είναι μέρος της εικόνας

Δεν κάνει αυτόματες εισπράξεις, δεν στέλνει αυτόματα μηνύματα και δεν αντικαθιστά την κρίση του λογιστή ή της επιχείρησης. Δεν θεωρεί άγνωστα δεδομένα μηδενικά και δεν παρουσιάζει μια ένδειξη ως βεβαιότητα πληρωμής. Για το πρώτο πλαίσιο μπορείς να ζητήσεις μια διαγνωστική συζήτηση ή να δεις πώς λειτουργεί η διαδρομή.